EASYCARD USER GUIDE

คู่มือใช้งานระบบบัญชีรายจ่าย

สำหรับผู้ดูแล พนักงานบัญชี และผู้ดูรายงาน · ปรับปรุง 21 ตุลาคม 2569

ก่อนใช้งานครั้งแรก

ผู้ดูแลหลัก: easycard.work@gmail.com · ชื่อผู้ใช้เริ่มต้น: easycard.admin

ต้องตั้งรหัสผ่านผู้ดูแลเองในเมนูจัดการพนักงาน รหัสผ่านไม่ได้ถูกกำหนดให้ล่วงหน้าหรือส่งในแชต

1. เริ่มต้นใช้งานและทำความเข้าใจระบบ

Easycard เป็นเว็บบันทึกรายจ่ายที่ใช้ข้อมูลชุดเดียวกันทั้งบริษัท ข้อมูลในเว็บไม่ได้เขียนกลับไปแก้ไฟล์ Excel ต้นฉบับอัตโนมัติ

  1. เปิด https://easycard-accounts.abuzzsky32.chatgpt.site/ ด้วย Chrome, Edge, Safari หรือเบราว์เซอร์ในโทรศัพท์ แล้วบันทึกลิงก์ไว้ในรายการโปรด
  2. ผู้ดูแลหลักคือ easycard.work@gmail.com ชื่อผู้ใช้เริ่มต้น easycard.admin ผู้ดูแลต้องตั้งรหัสผ่านของตนเองในเมนูจัดการพนักงานก่อนใช้ชื่อนี้เข้าสู่ระบบ
  3. ข้อมูลเริ่มต้นนำมาจาก Excel ล่าสุด ยอดเดิม 2,352,000.00 บาท มีรายจ่ายที่ระบุจำนวน 2 รายการ และฉบับร่างที่มีเฉพาะวันที่อีก 1 รายการ
  4. หลังเริ่มบันทึกในเว็บ ให้ถือฐานข้อมูลเว็บเป็นข้อมูลกลางของทีม หากต้องการนำไปใช้ใน Excel ให้กดส่งออก CSV จากช่วงข้อมูลที่ต้องการ
ข้อควรทราบ
  • ผู้ใช้งานทั่วไปไม่ต้องมีบัญชี ChatGPT ให้ใช้บัญชีที่ผู้ดูแลสร้างให้
  • อย่าใช้บัญชีเดียวกันหลายคน เพราะประวัติจะระบุไม่ได้ว่าใครเป็นผู้บันทึกจริง

2. เข้าสู่ระบบและออกจากระบบ

พนักงานใช้ชื่อผู้ใช้หรือ Gmail พร้อมรหัสผ่านที่ผู้ดูแลกำหนดให้ได้

  1. เปิดลิงก์เว็บ จะพบหน้าเข้าสู่พื้นที่ทำงาน
  2. กรอกชื่อผู้ใช้ เช่น account.01 หรือกรอก Gmail ที่ลงทะเบียนไว้ ชื่อผู้ใช้ใช้อักษรอังกฤษตัวเล็ก ตัวเลข จุด ขีดกลาง และขีดล่าง ยาว 3–40 ตัว
  3. กรอกรหัสผ่านให้ตรงทั้งตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ แล้วกดเข้าสู่ระบบ ใช้ปุ่มรูปตาเพื่อแสดงหรือซ่อนรหัสขณะกรอก
  4. ถ้าลืมชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน ให้ติดต่อผู้ดูแล ผู้ดูแลตั้งรหัสใหม่ได้ แต่เปิดดูรหัสผ่านเดิมไม่ได้
  5. เมื่อเลิกใช้งาน โดยเฉพาะเครื่องที่มีผู้อื่นใช้งานร่วมกัน ให้กดปุ่มออกจากระบบที่มุมล่างซ้าย
ข้อควรทราบ
  • รหัสผ่านต้องยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร ไม่เกิน 72 ไบต์ แนะนำใช้อักษรอังกฤษผสมตัวเลขและเครื่องหมาย หลีกเลี่ยงชื่อบริษัทหรือวันเกิด
  • ถ้ากรอกผิดหลายครั้ง ระบบจะให้รอ 10 นาที อย่ากดเข้าสู่ระบบซ้ำต่อเนื่อง
  • สลับ Light / Dark Mode ได้จากปุ่มรูปดวงจันทร์หรือดวงอาทิตย์ ระบบจำการเลือกไว้ในเบราว์เซอร์

3. ผู้ดูแลตั้งบัญชีพนักงานและรหัสผ่าน

เมนูจัดการพนักงานแสดงเฉพาะผู้ดูแลระบบ บัญชี Gmail ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเข้าถึงข้อมูลรายจ่ายไม่ได้

  1. ครั้งแรก เข้าเมนูจัดการพนักงาน มองหาแถว easycard.work@gmail.com แล้วกดตั้งชื่อผู้ใช้ / รหัสผ่าน คงชื่อ easycard.admin ไว้หรือเปลี่ยนตามต้องการ ตั้งรหัสผ่านที่คุณเลือกเอง แล้วกดบันทึกบัญชีเข้าใช้
  2. เพิ่มพนักงานโดยกรอกชื่อจริงหรือชื่อที่ทีมรู้จัก Gmail ของพนักงาน ชื่อผู้ใช้ที่ไม่ซ้ำ รหัสผ่านเริ่มต้น และระดับสิทธิ์ จากนั้นกดสร้างบัญชีพนักงาน
  3. แจ้งลิงก์เว็บ ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านแก่เจ้าของบัญชีเป็นการส่วนตัว ระบบไม่ส่งข้อมูลเหล่านี้ทางอีเมลอัตโนมัติ
  4. เปลี่ยนชื่อผู้ใช้โดยกดตั้งชื่อผู้ใช้ / รหัสผ่านในแถวที่ต้องการ แก้ชื่อ แล้วเว้นช่องรหัสผ่านว่างเพื่อคงรหัสเดิม
  5. ตั้งรหัสผ่านใหม่โดยกดปุ่มเดียวกัน กรอกรหัสใหม่แล้วบันทึก จากนั้นแจ้งรหัสใหม่ให้เจ้าของบัญชี อย่าคัดลอกรหัสลงหมายเหตุรายจ่าย
  6. ปิดสิทธิ์พนักงานที่ลาออกหรือไม่ควรใช้งาน โดยกดรูปพักในแถวนั้น บัญชีจะถูกปฏิเสธเมื่อโหลดหรือบันทึกครั้งถัดไป ถ้าต้องการคืนสิทธิ์ให้กดรูปเล่น
  7. การเปลี่ยนระดับสิทธิ์ทำได้จากรายการเลือกในแถวพนักงาน ผู้ดูแลหลักไม่สามารถถูกปิดหรือเปลี่ยนบทบาทจากหน้านี้
ข้อควรทราบ
  • ผู้ดูแลระบบ: จัดการบัญชีผู้ใช้ รหัสผ่าน ตัวเลือก รายจ่าย ลบรายการ และดูรายงานทั้งหมด
  • พนักงานบัญชี: เพิ่มและแก้ไขรายจ่าย ดูรายงาน ค้นหา และส่งออก CSV แต่ลบรายจ่ายหรือจัดการผู้ใช้ไม่ได้
  • ดูรายงานเท่านั้น: ดูข้อมูล ค้นหา และส่งออก CSV ได้ แต่เพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูลไม่ได้
  • หากอีเมลเคยมีบัญชีในบริการยืนยันตัวตนอยู่แล้ว รหัสเดิมอาจยังใช้อยู่ ให้ใช้ปุ่มตั้งรหัสผ่านใหม่เพื่อกำหนดรหัสที่ต้องการอย่างชัดเจน

4. ตั้งค่าตัวเลือกก่อนเริ่มบันทึก

เมนูตั้งค่าข้อมูลช่วยให้ทั้งทีมเลือกคำเดียวกัน ลดการสะกดต่างกันและการสรุปยอดแยกผิดกลุ่ม

  1. ผู้ดูแลเข้าเมนูตั้งค่าข้อมูล จะพบ 4 กลุ่ม: หมวดหมู่รายจ่าย รายการ (Description) ช่องทางชำระเงิน และสกุลเงิน
  2. พิมพ์ตัวเลือกใหม่ในช่องด้านล่างของกลุ่ม เช่น ชื่อผู้จำหน่าย หรือชื่อรายการที่ซื้อ แล้วกดปุ่มบวก
  3. ตรวจว่ารายการเดิมมีอยู่แล้วหรือไม่ก่อนเพิ่ม ระบบไม่รับตัวเลือกที่ซ้ำกัน
  4. จัดลำดับโดยจับไอคอนจุดด้านซ้ายแล้วลากขึ้นหรือลงในกลุ่มเดียวกัน ลำดับจะถูกบันทึกให้ทั้งทีมและใช้ใน Dropdown ด้วย ถ้าใช้แป้นพิมพ์ให้โฟกัสปุ่มจับลากแล้วกดลูกศรขึ้นลง บนจอสัมผัสใช้ปุ่มลูกศรได้
  5. ถ้าไม่ใช้ตัวเลือกใดแล้ว กดปุ่มรูปพักด้านขวา รายการนั้นจะหายจากตัวเลือกสำหรับรายการใหม่ แต่ข้อมูลรายจ่ายเก่าจะยังอยู่
  6. ถ้าต้องการกลับมาใช้อีก ให้กดรูปเล่นที่ตัวเลือกซึ่งถูกพักไว้
ข้อควรทราบ
  • แนะนำกำหนดรูปแบบชื่อให้ตรงกัน เช่น ใช้ชื่อบริษัทเต็มเสมอ
  • การเพิ่มค่าเงินไม่ได้ดึงอัตราแลกเปลี่ยนให้อัตโนมัติ ผู้บันทึกยังต้องกรอกอัตราของธุรกรรมจริง

5. บันทึกรายจ่ายใหม่ทีละขั้น

กดปุ่มเพิ่มรายจ่ายจากหน้าภาพรวมหรือหน้าบันทึกรายจ่าย

  1. เลือกวันที่ของธุรกรรม ตรวจวันที่ให้ตรงกับเอกสาร ไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่กำลังกรอกข้อมูล
  2. ใส่เลขที่เอกสารเพื่อค้นหาย้อนหลังได้ เช่น เลขใบแจ้งหนี้ หากยังไม่มีสามารถเว้นว่างได้
  3. เลือกหมวดหมู่และรายการจาก Dropdown ถ้าไม่มีรายการที่ต้องการ ให้ผู้ดูแลเพิ่มในหน้าตั้งค่าข้อมูลก่อน
  4. ใส่หมายเหตุเพื่ออธิบายสิ่งที่ทีมควรรู้ เช่น ซื้อเครดิตรอบใด หรือเหตุผลที่มีรายการคืนเงิน
  5. กรอกจำนวนเงินในสกุลต้นทาง แล้วเลือกสกุลเงิน เช่น THB, usdt หรือ CNY
  6. กรอกอัตราแลกเปลี่ยนเป็นจำนวนบาทต่อ 1 หน่วยสกุลต้นทาง สำหรับ THB ระบบกำหนดเป็น 1 ให้
  7. เลือกช่องทางชำระเงิน ตรวจผู้บันทึก และตรวจยอดรวมสุทธิที่ระบบคำนวณ
  8. ถ้าข้อมูลครบให้กดบันทึกรายจ่าย ถ้ายังไม่ครบให้กดบันทึกฉบับร่าง ระบบจะติดสถานะรอข้อมูล
  9. รอข้อความบันทึกเรียบร้อยแล้วก่อนปิดหน้าเว็บ ถ้าพบข้อความผิดพลาด ข้อมูลในแบบฟอร์มจะยังอยู่ ให้ตรวจและลองใหม่
ข้อควรทราบ
  • ตัวอย่าง: จำนวน 100 USDT × อัตรา 33.60 บาท = ยอดสุทธิ 3,360.00 บาท
  • ตัวอย่าง: จำนวน 1,500 THB × อัตรา 1 = ยอดสุทธิ 1,500.00 บาท
  • ยอดรวมแสดงทศนิยม 2 ตำแหน่ง ไม่มีการเรียกอัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบันจากภายนอก
  • รายการคืนเงินบันทึกเป็นจำนวนติดลบได้เมื่อเป็นยอดคืนจริง และควรอธิบายไว้ในหมายเหตุ

6. ค้นหา แก้ไข และลบรายจ่าย

เปิดเมนูบันทึกรายจ่ายเพื่อดูตารางและค้นหาข้อมูล

  1. เลือกปีและเดือนด้านบน จากนั้นใช้ช่องค้นหาพิมพ์ชื่อรายการ เลขเอกสาร ผู้บันทึก ช่องทางชำระเงิน หรือคำในหมายเหตุ
  2. เลือกหมวดหมู่หรือสถานะเพื่อจำกัดผล เช่น เลือกรอข้อมูลเพื่อตามเก็บข้อมูลฉบับร่าง
  3. สังเกตยอดรวมที่แสดงเหนือตาราง ยอดนี้รวมเฉพาะรายการที่ผ่านตัวกรองปัจจุบัน
  4. กดชื่อรายการหรือรูปดินสอเพื่อแก้ไข ตรวจข้อมูลแล้วกดบันทึกรายจ่ายอีกครั้ง
  5. ถ้าระบบแจ้งว่ามีผู้อื่นแก้ไขแล้ว แปลว่าข้อมูลที่คุณเปิดอยู่เก่า ให้จดข้อมูลที่ต้องการแก้ไว้ แล้วโหลดข้อมูลล่าสุดก่อนบันทึกใหม่
  6. เฉพาะผู้ดูแลสามารถกดรูปถังขยะได้ ระบบจะแสดงชื่อ วันที่ และยอดให้ตรวจอีกครั้งก่อนยืนยัน
  7. ใช้ปุ่มก่อนหน้าและถัดไปด้านล่างตารางเมื่อข้อมูลเกิน 15 รายการ
ข้อควรทราบ
  • การลบจะนำรายการออกจากยอดรายงานและตารางใช้งาน แต่ยังเก็บประวัติการลบไว้ ไม่มีปุ่มกู้คืนในหน้าจอปัจจุบัน ควรตรวจให้แน่ใจก่อนลบ
  • ผู้มีสิทธิ์ดูรายงานเท่านั้นจะไม่สามารถใช้ปุ่มแก้ไขและลบได้

7. อ่าน Dashboard ให้ถูกต้อง

หน้าภาพรวมสรุปเฉพาะช่วงปีและเดือนที่เลือก ยอดสุทธิทุกสกุลถูกแปลงเป็นบาทแล้ว

  1. เลือกปีและเดือนด้านบน หรือเลือกทุกปีและทุกเดือนเพื่อดูภาพรวมทั้งหมด
  2. รายจ่ายรวมสุทธิ: รวมจำนวนเงินคูณอัตราแลกเปลี่ยนของแต่ละรายการ ถ้ารายการไม่มีจำนวนหรืออัตราแลกเปลี่ยน จะยังไม่มีมูลค่าให้รวม
  3. จำนวนรายจ่าย: นับรายการที่กรอกจำนวนแล้ว จึงอาจไม่เท่ากับจำนวนแถวทั้งหมดที่รวมฉบับร่างด้วย
  4. เฉลี่ยต่อรายการ: ยอดสุทธิในช่วงที่เลือก หารด้วยจำนวนรายการที่ระบุจำนวนแล้ว
  5. รอตรวจข้อมูล: นับฉบับร่างหรือข้อมูลที่ยังไม่ครบจากทุกปี กดการ์ดนี้เพื่อเปิดรายการรอตรวจ
  6. กราฟแนวโน้ม: เปรียบเทียบยอดสุทธิรายเดือนในช่วงที่เลือก หากมีคืนเงินติดลบ กราฟจะแสดงแยกลงด้านล่างของเส้นศูนย์
  7. กราฟสัดส่วนหมวดหมู่: แสดงเฉพาะหมวดหมู่ที่มียอดสุทธิเป็นบวก ไม่รวมหมวดที่ยอดเป็นศูนย์หรือติดลบ
  8. ดูรายการยอดสูงสุด ช่องทางชำระเงิน และตารางรายจ่ายล่าสุดเพื่อเจาะรายละเอียด
ข้อควรทราบ
  • ถ้าเลือกเดือนเดียว กราฟเดือนอื่นจะแสดงศูนย์ตามตัวกรอง ถ้าต้องการเทียบทั้งปีให้เลือกทุกเดือน
  • หน้าเว็บตรวจข้อมูลใหม่ทุก 30 วินาทีขณะที่เปิดอยู่ กดปุ่มลูกศรวนมุมบนขวาเพื่อโหลดทันที

8. ดูรายงานและนำข้อมูลไปเปิดใน Excel

รายงานสรุปเลือกจัดกลุ่มได้ตามหมวดหมู่ รายการ ช่องทางชำระเงิน และสกุลเงิน

  1. เปิดเมนูรายงานสรุป แล้วเลือกปีและเดือนที่ต้องการ
  2. เลือกวิธีจัดกลุ่มจากรายการด้านขวาของหัวรายงาน
  3. ตรวจจำนวนรายการ ยอดสุทธิ และสัดส่วนในตาราง รวมถึงยอดรวมแถวล่างสุด
  4. กดส่งออกรายงานสรุปเพื่อดาวน์โหลดผลรวมตามกลุ่มที่กำลังดู
  5. ถ้าต้องการข้อมูลแต่ละธุรกรรม ให้เปิดบันทึกรายจ่าย เลือกตัวกรอง แล้วกดส่งออก CSV ด้านบน
  6. เปิดไฟล์ CSV ใน Excel หากภาษาไทยไม่ถูกต้อง ให้ใช้เมนู Data > From Text/CSV และเลือกการเข้ารหัส UTF-8
  7. ถ้าต้องการเก็บเป็นไฟล์ Excel ให้ใช้ Save As เลือก Excel Workbook (.xlsx) หลังเปิดไฟล์ CSV
ข้อควรทราบ
  • CSV เก็บข้อมูลตาราง ไม่เก็บกราฟหรือสีของ Dashboard
  • การส่งออกไม่เปลี่ยนข้อมูลในเว็บ และไม่ได้เป็นระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
  • แนะนำส่งออกข้อมูลที่ต้องการเก็บทุกสิ้นวันหรือสิ้นเดือนตามแนวทางบัญชีของบริษัท

9. ตรวจประวัติการแก้ไข

เมนูประวัติการแก้ไขแสดงความเคลื่อนไหวของรายจ่ายล่าสุด 100 ครั้ง

  1. เปิดเมนูประวัติการแก้ไขเพื่อตรวจว่าใครเพิ่ม แก้ไข หรือลบรายจ่าย
  2. ดูชื่อผู้ดำเนินการและเวลาประกอบกับเลขเอกสารหรือชื่อรายการ
  3. หากต้องการตรวจรายการใด ให้กลับไปหน้าบันทึกรายจ่ายและค้นหาจากชื่อหรือเลขเอกสาร
  4. รายการที่นำเข้าครั้งแรกจาก Excel อาจไม่มีประวัติการกดบันทึกในเว็บ ประวัติจะเริ่มเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผ่านระบบนี้
ข้อควรทราบ
  • ประวัติไม่ได้แสดงรหัสผ่าน และไม่สามารถใช้เปิดดูรหัสผ่านเดิมได้

10. แก้ปัญหาที่พบบ่อย

ตรวจตามรายการนี้ก่อนแจ้งผู้ดูแล

  1. เข้าไม่ได้: ตรวจชื่อผู้ใช้ ตัวพิมพ์ใหญ่เล็กของรหัสผ่าน และให้ผู้ดูแลตรวจว่าบัญชียังเปิดสิทธิ์อยู่
  2. ไม่เห็นตัวเลือกที่ต้องการ: ให้ผู้ดูแลเพิ่มหรือเปิดตัวเลือกในตั้งค่าข้อมูล แล้วโหลดหน้าเว็บใหม่
  3. ยอดรวมไม่ตรง: ตรวจปี เดือน และตัวกรอง ตรวจว่ามีจำนวนเงินและอัตราแลกเปลี่ยนครบ รวมถึงรายการคืนเงินหรือยอดซ้ำ
  4. บันทึกชนกับผู้ใช้อื่น: เก็บรายละเอียดที่ต้องการแก้ แล้วโหลดข้อมูลล่าสุดก่อนบันทึกใหม่
  5. อินเทอร์เน็ตขาด: อย่าปิดแบบฟอร์มจนกว่าจะเชื่อมต่อใหม่และพบข้อความบันทึกเรียบร้อย เว็บไม่มีโหมดบันทึกออฟไลน์
  6. ถูกปิดสิทธิ์: ติดต่อผู้ดูแลหลัก easycard.work@gmail.com เพื่อพิจารณาเปิดบัญชี
  7. ไฟล์ CSV เปิดแล้วภาษาไทยเพี้ยน: นำเข้าไฟล์ผ่านเมนู From Text/CSV โดยเลือก UTF-8
  8. ลบผิด: แจ้งผู้ดูแลพร้อมรายละเอียดและตรวจประวัติ ไม่มีปุ่มคืนรายการอัตโนมัติในเวอร์ชันนี้

11. ขั้นตอนแนะนำสำหรับงานบัญชีประจำวัน

ใช้ลำดับเดียวกันทุกวันเพื่อให้ข้อมูลครบและตรวจสอบง่าย

  1. ก่อนเริ่มงาน: เข้าสู่ระบบ เลือกช่วงวันที่ และตรวจการ์ดรอตรวจข้อมูล
  2. ระหว่างวัน: บันทึกรายจ่ายตามเอกสารจริง ตรวจสกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยนทุกครั้ง
  3. ก่อนจบวัน: เก็บข้อมูลฉบับร่าง ตรวจยอดรวมและรายการผิดปกติ แล้วส่งออก CSV ตามนโยบายบริษัท
  4. สิ้นเดือน: เลือกเดือนที่ปิดบัญชี ตรวจรายงานแต่ละหมวด และเทียบกับเอกสารบัญชีของบริษัท
  5. เมื่อมีพนักงานเปลี่ยนหน้าที่หรือลาออก: ให้ผู้ดูแลปรับหรือปิดสิทธิ์ทันที

12. กระทบยอด CSV ไทยพาณิชย์

นำ Statement มาเทียบกับรายจ่ายที่บันทึกครบแล้ว ระบบเสนอคู่ให้ตรวจ แต่จะยืนยันเมื่อผู้ใช้กดปุ่มยืนยันจับคู่เท่านั้น ไม่มีการสั่งโอนเงินหรือติดต่อบัญชีธนาคารโดยตรง

  1. เลือกเมนูกระทบยอดธนาคาร แล้วกดนำเข้า CSV ระบุชื่อบัญชีให้แยกกันชัดเจน เช่น SCB บัญชีหลัก 1234 และเลือกสกุลเงินให้ตรงกับ Statement
  2. เลือกไฟล์ CSV ที่ดาวน์โหลดจาก SCB รองรับ UTF-8 และ Windows-874 สูงสุด 5 MB และ 10,000 รายการต่อไฟล์ ระบบจะพยายามตรวจแถวหัวตารางให้ ถ้าไม่ตรงให้เลือกแถวเอง
  3. ตรวจการจับคู่คอลัมน์วันที่ รายละเอียด เลขอ้างอิง เงินออก และเงินเข้า ถ้าไฟล์ใช้ยอดคอลัมน์เดียว ให้เลือกรูปแบบบวก/ลบ หรือยอดพร้อมประเภท Debit/Credit ตามไฟล์จริง
  4. ตรวจ ค.ศ./พ.ศ. และรูปแบบวันเดือนปี โดยเฉพาะปี 2 หลัก ให้เลือก ค.ศ. หรือ พ.ศ. เอง ตรวจตัวอย่าง 5 แถวและยอดรวมกับธนาคารก่อนติ๊กยืนยันนำเข้า ถ้ามีแถวผิด ระบบจะระบุแถวและสาเหตุ อย่าข้ามจนกว่าจะตรวจว่าเป็นหัว/ท้ายรายงานที่ไม่ใช่ธุรกรรมจริง
  5. หลังนำเข้า เลือกชุด Statement และช่องทางรายจ่ายที่ต้องการตรวจ ใช้แท็บรอตรวจ มีคู่เสนอ ยังไม่พบคู่ จับคู่แล้ว และเงินเข้า เพื่อแยกงาน
  6. กดตรวจที่รายการเงินออก ระบบเสนอรายจ่ายที่ยอดตรง สกุลเงินตรง และวันที่ห่างไม่เกิน 3 วัน หากมีหลายคู่ ต้องตรวจชื่อผู้รับ เลขเอกสาร และข้อมูลธุรกรรมเอง ไม่ถือว่ายอดเท่ากันแปลว่าเป็นรายการเดียวกันเสมอ
  7. เลือกหนึ่งหรือหลายรายจ่ายให้ยอดรวมเท่ากับธนาคาร ช่องผลต่างต้องเป็นศูนย์ จึงกดยืนยันจับคู่ได้ ใส่หมายเหตุได้ เช่น รวมจ่ายหลายใบแจ้งหนี้
  8. ถ้าไม่พบรายจ่าย ให้กดสร้างรายจ่ายจากรายการธนาคารนี้ ระบบเตรียมวันที่ ยอดเงิน และอ้างอิงให้ กรอกหมวดหมู่และรายการให้ครบแล้วบันทึก จากนั้นกลับมาตรวจและจับคู่ ยังไม่มีการยืนยันคู่ให้อัตโนมัติ
  9. ดูส่วนรายจ่ายที่ยังไม่พบใน Statement ด้านล่าง ตรวจช่วงวันที่และช่องทางก่อนสรุปว่าข้อมูลขาด เงินเข้าเก็บไว้แสดงแต่ไม่จับคู่เป็นรายจ่าย
  10. หากยืนยันผิด ให้เปิดรายการที่จับคู่แล้ว กดยกเลิกการจับคู่ ก่อนเลือกใหม่ รายจ่ายที่กระทบยอดแล้วจะแก้ไขหรือลบไม่ได้จนกว่าจะยกเลิกคู่
  11. กดส่งออกผลเพื่อดาวน์โหลด CSV ที่มีสถานะ คู่รายจ่าย ผู้ยืนยัน เวลา และหมายเหตุ สำหรับตรวจทานต่อ การส่งออกนี้เป็นผลกระทบยอดธุรกรรม ไม่ใช่การรับรองยอดคงเหลือเปิด/ปิดบัญชี
  12. หากนำเข้าผิดบัญชีหรือจับคอลัมน์ผิด ให้ยกเลิกคู่ทั้งหมดก่อน แล้วกดยกเลิกชุดนำเข้า จากนั้นนำเข้าใหม่ รายจ่ายเดิมยังอยู่ ถ้านำเข้าไม่ครบ สามารถเลือกไฟล์เดิมทำต่อ หรือยกเลิกชุดที่ยังไม่ครบได้
ข้อควรทราบ
  • ใช้ชื่อบัญชีและสกุลเงินเดิมทุกครั้ง ระบบตรวจไฟล์เดิมที่นำเข้าซ้ำในบัญชีและสกุลเงินเดียวกัน แต่ไฟล์คนละฉบับที่มีช่วงวันที่ซ้อนกันยังต้องตรวจรายการซ้ำเอง
  • การเสนอคู่เปรียบเทียบจำนวนเงินในสกุล Statement ถ้า Statement เป็น THB จะใช้ยอดสุทธิหลังแปลงเป็นบาทตามอัตราที่บันทึกไว้ การจับคู่ไม่ดึงอัตราแลกเปลี่ยนปัจจุบัน
  • ระบบรองรับหลายรายจ่ายต่อหนึ่งรายการธนาคาร ส่วนการจ่ายรายจ่ายเดียวแบบแบ่งหลายธุรกรรมต้องแยกบันทึกรายจ่ายให้ตรงกับแต่ละยอดก่อนจับคู่
  • ผู้มีสิทธิ์ดูรายงานเท่านั้นเปิดดูและส่งออกผลได้ แต่ไม่นำเข้า ยืนยัน หรือยกเลิกการจับคู่
  • นี่เป็นการเทียบธุรกรรมรายจ่ายกับเงินออกในไฟล์ CSV ไม่เชื่อมต่อหรือสั่งทำธุรกรรมกับธนาคาร